Analisi delle vendite per commercianti

Pubblicato il Pubblicato in Contabilità analitica e controllo di gestione
Analisi delle vendite per commercianti - Chi la puà fare

Caro commerciante ti propongo questo esercizio da fare con excel. Un giochino che possiamo chiamare a pieno titolo “Analisi delle vendite per commercianti”. Ho già scritto un post sull’analisi delle vendite dal quale puoi prendere indicazioni operative e che ti invito quindi a leggere. Questo secondo post è un approfondimento diretto in particolare a te dettagliante.

Parliamoci chiaro, ci sono commercianti che nemmeno sanno come calcolare l’IVA dopo anni che lavorano, altri che si lamentano che il commercialista “non li segue”. Questo post non è per loro.

Analisi delle vendite per commercianti - I Margini

Questo post è per persone che vogliono gestire in modo manageriale la loro attività, valorizzando l’esperienza dei genitori che hanno lasciato loro l’attività o quella che hanno fatto loro direttamente partendo da zero.

Per gestire un negozio al dettaglio in modo manageriale contano due cose: margini e costi fissi.

Il margine per ogni prodotto è dato da:

Ricavi di vendita unitari
-Costo del venduto unitario

A questo margine ci devi aggiungere anche i “Contributi del fornitore” laddove ci sono. Questi contributi sono importi che il fornitore ti riconosce in cambio di alcune prestazioni sull’acquisto, vendita o promozione. Li devi sommare ai ricavi per avere una corretta analisi delle vendite.

Cominciamo con i margini e supponiamo che tre prodotti abbiano i seguenti margini (lordi) di  vendita calcolati come sopra ed espressi in termini percentuali:

Prodotto A = 25%
Prodotto B = 30%
Prodotto C = 16%

La percentuale la calcoli così:

  • Prezzo vendita (+ eventuale contributo fornitore) = 100%
  • Costo del venuto in percentuale = Costo del venduto\Prezzo vendita * 100
  • 100 – costo del venduto in percentuale = Margine (lordo) di vendita in %

Quando hai dei prodotti in vendita ti devi sempre chiedere per prima cosa, qual è il tuo margine medio per l’ovvia ragione che quel margine deve coprire i costi fissi. Più alto è il margine più copri i costi fissi.

Veniamo a noi…dei tre prodotti sopra, qual è il margine medio? Se la risposta è 24% hai sbagliato.
Il margine medio infatti è influenzato da tre fattori:

  • Il prezzo di vendita di ciascun prodotto
  • La marginalità dei singoli prodotti
  • La quantità venduta di ogni prodotto

Fai questa elaborazione contabile su un foglio di calcolo: scrivi prodotti, prezzo, quantità vendute, margini e usalo sia come rilevatore effettivo che come simulatore di scelte, per vedere il margine medio, come l’esempio in figura.

Come si vede il margine è 23,81% ed è dato da: Margine totale\Vendite totali

In questo post io ti propongo una gradualità di elaborazioni per ottenere un’analisi delle vendite per commercianti di sicura efficacia. Questo foglio di calcolo appena visto devi averlo e aggiornarlo. Devi usare una copia per i valori effettivi e una ovviamente per le simulazioni, dove cambi, per ogni prodotto, una delle tre variabili viste sopra e cioè ribadiamo:

  • Il prezzo di vendita di ciascun prodotto
  • La marginalità dei singoli prodotti
  • La quantità venduta di ogni prodotto

Parleremo dei costi fissi più in basso perché con i margini non ho finito. L’azienda infatti è una e trina e le vendite sono totali perciò seguimi che facciamo il conto economico mensile e annuale delle vendite.

Per gestire in modo manageriale qualsiasi attività e sei tu quello che deve scrivere direttamente, devi conoscere il foglio elettronico, in particolare come collegare più fogli insieme in modo da non ripete gli inserimenti degli stessi dati più volte,  risparmiare un sacco di tempo e ridurre il rischio di errore.

Perciò, caro dettagliante, ti guido in questa analisi delle vendite; in una cartella excel (o altro strumento ovviamente) crea questi fogli che devono essere tutti collegati tra loro.

Analisi delle vendite per commercianti - un modello generale

Un foglio dove inserisci i ricavi e i costi di ogni mese come questo

Un foglio dove,  inserisci per ogni mese, uno di seguito all’altro, dei conti economici mensili abbreviati come questi.

Un foglio riassuntivo per il conto economico annuale come questo

Un foglio finale dove vengono sommati i dati delle voci dei conti economici mensili.

Per interpretare i dati, adesso fai attenzione a questo che ti dico:

  • Il margine lordo è collegato al ricarico (mark-up) e alla capacità di penetrazione del mercato.
  • Il margine netto invece è influenzato dall’efficienza della rete e dei canali di vendita.

Siccome sei tu e al massimo qualche familiare le due cose penso coincidano.

Ricavi netti
-Costo del venduto
……………………………..
Margine lordo delle vendite
-Stipendi del personale di vendite
-Provvigioni ad agenti
-Rimborsi spese
-Oneri accessori di vendita
-Altri costi
………………………………
Margine netto delle vendite

Quando scrivi sul primo foglio tutti gli altri valori dei fogli collegati si aggiornano in automatico così:
Foglio conti -> Foglio dei conti economici mensili -> Foglio conto economico annuale
Foglio conti -> Foglio dei conti economici mensili -> Foglio con il grafico

In altre parole scrivi solo sul “Foglio conti” e il resto si deve riempire in automatico.

Fatto? Bravo! Hai uno strumento semplice e utile di controllo di gestione: un’analisi delle vendite per commercianti che è già un inizio.

Questo è un modello di analisi delle vendite. Adesso puoi aggiungere gli altri costi e vedere il margine di tutta l’azienda (che sarebbe meglio)

Analisi delle vendite per commercianti - dettagliare il modello

In realtà, l’analisi delle vendite non basta, devi avere un conto economico per tutta l’azienda che può quindi assumere questa forma finale.

Ricavi netti
-Costo del venduto
……………………………..
Margine lordo delle vendite
-Stipendi del personale di vendite
-Provvigioni ad agenti
-Rimborsi spese
-Oneri accessori di vendita (es. oneri carte di credito e POS)
-Altri costi
………………………………
Margine netto delle vendite
-Utenze
-Tasse fisse (CCIA, IMU, TASI ecc…)
-Compenso al commercialista
-Compenso amministratore (quando non incluso sopra)
-Altri
………………………………
Margine lordo di produzione
Imposte esercizio
……………………………….
Utile

Tieni conto che: in tutti i conti economici esporti in questo post puoi declinare le voci come vuoi. Puoi anche usare il seguente schema basato sulla differenza tra costi fissi e variabili:

Ricavi netti
-Costo del venduto
……………………………..
Margine lordo delle vendite
-Stipendi del personale di vendite
-Provvigioni ad agenti
-Rimborsi spese
-Oneri accessori di vendita (es. oneri carte di credito e POS)
-Altri costi
………………………………
Margine netto delle vendite
-Altri costi variabili (se ci sono)
………………………………
Margine lordo di produzione
Costi fissi
……………………………….
Margine netto di produzione
-Imposte esercizio
……………………………….
Utile

Nei conti economici mensili e in quello annuale dovresti mettere anche le rimanenze. Infatti quando compri merci hai un costo, ma la merce invenduta a fine mese costituisce rimanenze finali e quindi ricavi. Ma quando ricomincia il mese tornano ad essere costi e a fine del nuovo mese ridiventano ricavi e così via. In qualche modo quindi ci sono delle grandezze che si compensano tra loro, passandosi il testimone, con saldi algebrici.

Aggiornare l’inventario ogni mese può non essere facile. Puoi usare (anzi dovresti) un programma di magazzino. Ma l’elaborazione finale delle rimanenze puoi farla a fine anno e non sempre alla fine di ogni mese. In questi schemi ho privilegiato il concetto che conosci meglio: vendere e i sui risvolti. Certamente un conto economico ben fatto dovrebbe tenere conto delle rimanenze.

Analisi delle vendite per commercianti - costi fissi e margini di guadagno

Indipendentemente dalla schema scelto, devi sempre sapere quali sono i costi fissi e i costi variabili della tua attività, perché ti servono per il calcolo del cosiddetto BEP (Break Event Point) che viene dato dalla formula:

Costi fissi/Prezzo unitario prodotto * Costo variabile unitario.

In rete sicuramente trovi tutte le spiegazioni su cos’è il break even point e a che serve, come si rappresenta in forma grafica ma questo post non sarebbe completo senza un accenno al BEP.

L’incidenza dei costi variabili è il nodo centrale di questo tipo di misurazione.  Infatti i costi variabili sono quelli che variano proporzionalmente al variare del volume della produzione e quindi possono essere espressi come percentuale sulle vendite. Il BEP rappresenta il volume di vendite a cui devi arrivare per coprire i costi e raggiungere almeno una patta.

Ne consegue che in base ad un certo volume di produzione esiste un fatturato minimo in corrispondenza del quale vengono recuperati i costi variabili e quelli fissi. Questo punto è detto anche punto di pareggio.

L’ammontare delle vendite che generano un punto di pareggio sono uguali al rapporto tra i costi fissi totali ed il margine unitario di prodotto, come schematizzato nella formula riportata sopra.

Devi sempre sapere qual è la percentuale di costi fissi e quella di costi variabili.

Esempio

Costi variabili che ammontano al 60% dell’ammontare delle vendite.

Vendite al punto di pareggio 425.000

Totale delle spese fisse 170.000

425.000 * 0.60 = 255.000 (costi variabili di produzione)
425.000 – 255.000 = 170.000 (costi ancora da coprire)
170.000 – 170.000 = 0

Se invece le vendite sono di 325.000 la cosa cambia:

325.000 * 0.60 = 195.000
325.000 – 195.000 = 130.000
130.000 – 170.000 = -40.000

Le vendite di 325.000 non garantiscono la copertura di tutti i costi variabili e quelli fissi.

In questo post sto parlando di analisi delle vendite. Come vedi sto procedendo gradualmente dal generale al particolare, offrendoti strumenti sempre più dettagliati. Non li devi per forza implementare tutti anche se sarebbe meglio per te.

Il dettaglio degli strumenti da utilizzare dipende dal tempo e dalla voglia che ha a disposizione, l’ideale ovviamente è usarli tutti. Perciò ti rimando a quanto ho già scritto in tema di indici di performance del negozio.

Analisi delle vendite per commercianti - conclusioni

Questo lavoro ti prenderebbe qualche ora al mese, devi già riempire il registro dei corrispettivi ecc…ma ne vale la pena perché se non lo fai, procedi a occhi chiusi e senza accorgertene rischi di perdere migliaia di euro all’anno anche se l’attività va a gonfie vele (anzi spesso proprio in questo caso, perché i successi e gli allori ci rendono distratti), oppure, al contrario, quando quei migliaia di euro possono rappresentare la differenza tra successo e fallimento della tua iniziativa.

Però…

La linea editoriale di questo blog
è quella di trasformare le informazioni dei manuali
in indicazioni operative

Perciò…

questo è l’elenco delle cose da fare dalla più importante alla meno importante. Giudica tu cosa vuoi fare, tieni conto che nell’elaborazione possono esserti utili i report dei moderni registratori di cassa che, se non erro, in alcuni casi, generano file excel.

Elenco progressivo:

1) Analizzare i margini
2) Redigere un conto economico mensile e annuale delle vendite
3) Prendere in considerazione anche altre elaborazioni sulle vendite
4) Redigere un conto economico mensile e annuale dell’azienda
5) Calcolare gli indici del negozio

Buon lavoro.

Scarica e-book gratuito

Il Controllo di Gestione e consulenza in controllo di gestione (spiegato facile)

Bibliografia

<<Gli inidcatori di prestazione del negozio>> di Emanuele Schmidt – Fraconageli
<<Programmazione e analisi delle vendite con Excel>> – Giuliano Bonollo, FrancoAngeli Editore

 

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *