Controllo di gestione nelle imprese edili

Pubblicato il Pubblicato in Contabilità analitica e controllo di gestione

Ho scritto questo articolo per te che hai un’impresa edile: il Controllo di gestione nelle imprese edili, dipende dall’impresa edile e dipende da quello che VUOI e PUOI fare tu. 

La linea editoriale di questo blog
è quella di trasformare le informazioni dei manuali
in indicazioni operative

Che cos’è il controllo di gestione e a che serve

Questo articolo è utile a chi svolge controllo di gestione nelle imprese edili di qualunque dimensione.

Ma è particolarmente utile per chi ha un’attività:

  • Da 1 a 5 addetti (attività familiare ridotta)
  • Da 6 a 50 addetti (attività industriale vera e propria)

Il Controllo di Gestione serve a farti ottimizzare i costi, a fissare meglio i prezzi di vendita. Ti fa risparmiare e battere quella concorrenza che non lo usa e resta perciò a “carissimo amico”.

Il Controllo di Gestione si basa su tre pilastri principali:

  • Margini
  • Costi fissi
  • Efficienza interna all’azienda.

Ovvero si può dire che grazie alla misurazione oggettiva dell’efficienza interna di costi e tempi scaturiscono margini e guadagni.

Tutte le imprese, non solo quelle edili, possono avere due modi di far controllo di gestione:

  1. Contabilizzando costi e ricavi ogni mese oppure ….
  2. Usando i dati solo quando devono fare preventivi o stabilire prezzi di vendita

Possono avere due tipologie di controllo di Gestione:

  1. A costi effettivi
  2. A costi effettivi e standard con budget

La scelta dipende da opportunità, tempo e costi da dedicare al controllo e dagli obiettivi da raggiungere.

In  questo post butto giù un po’ di idee, molto pratiche e molto utili che possono servirti da ispirazione e da guida.

Il controllo di gestione serve forse di più
alle aziende piccole che a quelle più grandi
perché i margini di quelle più piccole
sono più importanti per non fallire subito

Contabilità industriali nelle imprese edili

Molte aziende di costruzione ancora oggi, hanno due tipi di contabilità analitica dei costi che dovrebbero far parte di un unico sistema di Controllo di Gestione per imprese edili:  la contabilità dei lavori (di tipo tecnico-contabile) e la contabilità del cantiere (di tipo contabile) ma sul cantiere torneremo tra poco.

Preventivi

I preventivi si devono basare su “unità di lavoro” o meglio “attività base”. Per es. quanto costa mettere un metro quadro di mattonelle, imbiancare un metro quadro di un certo muro che ha certe caratteristiche ecc… Bisogna creare cioè delle distinte base

La distinta base ti offre i seguenti vantaggi:

  • Ti fa ragionare sul tuo lavoro (in termini di costi e tempi)
  • Ti aiuta a fissare margini di guadagno
  • Ti aiuta a fare preventivi
  • Se fai la contabilità mensile di cantiere può essere uno strumento per controllare convenienza economica e prestazioni lavorative

Il modello che propongo consta di due fogli excel collegati tra loro e rappresentati in figura

I valori sono standard (quelli iniziali stimati) ed effettivi. Il periodo temporale di riferimento è l’anno ma ovviamente se le cose non cambiano, non cambi nemmeno la distinta.

Come si fa la distinta base
  • Per ogni materiale indica il prezzo unitario e la quantità necessaria.
  • Per la quantità necessaria considera lo scarto

Per i tempi di lavoro devi tenere conto di questi parametri:

  • Uno scarto per esigenze fisiologiche
  • Uno scarto per l’impegno fisico
  • Uno scarto per l’impegno mentale (attività di programmazione e organizzazione preventiva del lavoro)
  • Altri motivi di scarto

Inserisci poi:

  • Ammortamento orario di eventuali macchinari
  • Consumo di carburante orario di eventuali automezzi e macchinari
  • Assorbimento kw/h

Quest’ultimo valore è possibile reperirlo sull’etichetta apposta sul macchinario, o sul suo libretto di istruzioni (o al più ricercarlo tramite internet). Generalmente viene indicato il picco di assorbimento; si può prendere in considerazione un consumo di kw/h ore medio uguale alla metà di quello individuato sull’etichetta o sul manuale.

Naturalmente come si vede in figura occorre l’indicazione del costo orario lordo della manodopera diretta ed eventualmente indiretta e le rispettive ore di lavoro.

Piccolo imprenditore? Basta solo la distinta base

Se sei piccolo imprenditore, lavori in proprio o conto terzi sul cantiere di altri o ristrutturi appartamenti o altre piccole cose puoi non contabilizzare i costi del cantiere e usare le distinte base per fare preventivi di lavoro e calcolare i costi e i ricavi a posteriori evidenziando facilmente “a occhio” senza calcoli sistematici il guadagno ottenuto.

Distinta base e Contabilità di cantiere

Se invece sei più strutturato cominci a fare lavori più grandi e complessi, hai bisogno di una contabilità mensile di cantiere, altrimenti non ricordi nemmeno le cose da un giorno all’altro.

Di norma è abitudine infilare ogni mese i costi e ricavi sul cantiere.

Se non usi già le distinte base ma fai la contabilità di cantiere, ragionare sul passato per crearle strada facendo, può essere fuorviante, meglio migliorare la contabilità che c’è  già studiano le attività in essere ricavandone indicazioni operative utili per approntare le distinte in modo esatto solo successivamente.

I costi del cantiere comprendono gli spostamenti di materiale e la gestione delle scorte. Infatti sul cantiere porti del materiale che magari stava su altri cantieri, devi registrare il movimento: togli da un cantiere e aggiungi all’altro.

Inoltre alla fine di ogni mese hai delle rimanenze di materiale che non hai usato. Quelle vanno tolte dai costi di quel mese. Gli altri costi li suddividi per i costi delle singole distinte base, moltiplicate per  il numero delle distinte per ogni mese e controlli se ci sono scostamenti.

L’analisi di questi scostamenti ti dice se sei bravo a calcolare tempi e costi per distinta base cioè per singole attività.

Per ogni cantiere poi devi anche pensare a delle distinte base specifiche per quel cantiere; per es. quanto tempo ci mette un operaio per andare a prendere il materiale che serve usando un tuo mezzo? E altre attività…

Queste sono alcune formule: Costi mensili totali di cantiere – rimanenze finali mensili = Costi di produzione del cantiere

Somma Costi di produzione del cantiere/Somma Costi stimati di ciascuna distinta base = numero attività base svolte.

Puoi anche avere la controprova sei hai contato le attività base (sarebbe meglio)

Costi di produzione del cantiere/ numero attività base svolte = Valore medio delle attività svolte

Le cose non torneranno, la somma non farà il totale. Ed è un bene. Perché capirai prima e meglio dove sono sfridi e sprechi. Ti pare poco?

Ti ho detto infatti che devi considerare distinte base specifiche per le attività di in certo cantiere ma di sicuro le cose non possono essere precise al millimetro.

Ricorda sempre questa massima aurea:

Nel controllo di gestione i dati non devono essere precisi ma tempestivi

Figuriamoci nel controllo di gestione nelle imprese edili. Inoltre per ogni commessa\cantiere devi anche tenere conto della quota di spese generali di cui parleremo sotto.

Contabilità di cantiere e redditività di tutta l’azienda

In alcuni casi il Controllo di gestione nelle imprese edili si limita ad infilare i  costi e i ricavi nel conto economico del cantiere.  Ok si può fare ma non basta, vediamo perché.

I conti dei cantieri dovrebbero essere integrati ogni mese per creare un conto economico gestionale mensile di tutta l’azienda. Alcuni schemi di conto economico per tutta l’azienda sono questi:

> Conto Economico a costi fissi e variabili

Ricavi
-Costi variabili (acquisti, materie ecc.)
———————-
Margine di contribuzione
-Costi fissi
———————-
Reddito operativo
-Imposte dell’esercizio
———————-
Risultato Netto

> Conto economico al Valore aggiunto

Ricavi
-Costi materie
-Costi per servizi
———————–
Valore Aggiunto
-Costo del Personale
———————–
M.O.L.
-Ammortamenti e acc.
———————–
M.O.N.-E.B.I.T.-R.O.
-Imposte dell’esercizio
———————–
Risultato Netto

> Conto economico a margine del venduto

Ricavi
-materie prime
-personale
-servizi
-altri costi
+/- Variazione rimanenze
————————
Margine Lordo industriale
-Altri costi
————————
Reddito operativo – EBIT
-Imposte dell’esercizio
————————
Reddito Netto

Senza un conto economico mensile, presto o tardi (troppo tardi) incontrerai, sulla tua strada perdite di tempo, accordi sbagliati, pochi incassi e il fallimento della tua attività.

L’ideale è averli tutti e tre contemporaneamente. Per ottenerli puoi usare un software che li elebora oppure collegare i conti su fogli excel, in questo modo:

Sicuramente devi avere il conto economico che evidenzia i costi fissi, per i motivi di cui ti dirò più sotto.

Registrare dati mensili

Se la tua azienda è piccola, magari sei un artigiano che lavora da solo o con tuo figlio e non hai tempo di registrare mensilmente le attività come sopra, ti consiglio comunque di usare le distinte base, per i preventivi e di farti un conto economico mensile anche in una forma sola, anche a mano.

Dopo che hai fissato le distinte base, ogni mese ti basteranno poche ore per aggiornare il conto economico.

Vediamo adesso invece a chi può e deve fare una contabilizzazione mensile sistematica dei conti dei cantieri. Quando registri con il software di contabilità e imputi al cantiere i costi, arrivi tardi e usi dati parziali.

Il costo del materiale va caricato dalle bolle (senza aspettare le fatture). Insisti con i tuoi fornitori per avere fatture accompagnatorie se possibile. Ma c’è una cosa in generale che riguarda tutti i conti e tutte le aziende e non solo il Controllo di gestione nelle imprese edili ed è questa: i saldi effettivi mensili della contabilità generale vanno rettificati, dove necessario.

Per es. bisogna tenere conto delle bollette che sono bimestrali, bisogna tenere conto delle fatture da emettere e quelle da ricevere rispetto al mese, come in figura sotto. Il campo “SaldoRettificato” deve essere quello collegato ai fogli di conto economico mensile.

Facciamo un esempio di questa rettifica:

Il conto “Materiale di consumo” per 1.500,00 viene fuori dalle fatture contabilizzate nella contabilità generale ma va rettificato “per quel mese” perché abbiamo fatto un ordine di altro materiale nel mese stesso e siamo in attesa di riceverlo.

I costi e i ricavi vanno contabilizzati per competenza, non solo basandosi su documenti fiscali, ma anche su documenti gestionali (e gli ordini lo sono).

In contabilità generale sarebbero appunto movimenti da registrare come fatture da ricevere o da emettere, ratei o risconti.

Il Budget

Finora ho semplificato perché ho lasciato fuori il budget. Mi sono avvalso di dati mensili effettivi. Le PMI italiane usano poco il Controllo di Gestione e quelle che lo fanno sono orientate alla misurazione dei dati effettivi che comunque è utile per prendere decisioni ma rappresenta una celta incompleta.

Per ogni commessa è utile fare una previsione, un budget anche quando si lavora con dati effettivi.

Il bello del Controllo di Gestione è che non sei obbligato ad usare tutto quello che c’è scritto sul manuale di 1.000 pagine ma puoi scoprire quello che fa per te. Questo è il senso di fare consulenza soprattutto per le aziende italiane da 1 a 50 addetti. Usare quello che serve, cominciare da quello che è utile.

Prendi le voci delle distinte basi le trasformi in budget annuale seguendo uno schema come questo qui:

Nel budget ci inserisci anche le voci di costo\ricavo che non entrano nelle distinte base.

Colleghi questo foglio ad una colonna del conto economico (colonna budget) mentre i valori mensili sono collegati ad una altra colonna sempre del conto economico (colonna Actual, cioè valori effettivi). Vedi figura di esempio con il conto economico nella forma Conto Economico a costi fissi e variabili.

Come si vede c’è il dato budget, quello “Actual” (cioè effettivo), la differenza o scostamento sia in termini assoluti che in percentuale. Ti pare poco? In realtà dovresti fare un budget e un conto per singola commessa e riepilogarli in rispettivi fogli  aziendali generali.

Controllo di gestione e valutazione delle rimanenze

Se hai un magazzino dal quale prelevi materiale da smistare sui cantieri valuta se fare una contabilità di magazzino (sarebbe opportuno).

Fallo se serve, altrimenti usa l’imputazione diretta ai cantieri. Documentare gli spostamenti con apposite bolle prelievo. Metodo di valutazione delle merci nel magazzino centralizzato: media ponderata può andar bene.

Il software e la contabilità

In altri miei articoli ho detto che si può integrare la prima nota e lo scadenzario con l’indicazione di voci di costo e ricavo da prendere poi a base per sviluppare il Controllo di Gestione.

Oggi rettifico quella indicazione che è poco pratica e riguarda chi si ostina a non entrare nel XXI secolo.

Se hai un’attività che necessita di un contabile interno (anche part-time), quest’ultimo deve tenere i conti in partita doppia con un software. Esportare i dati in excel e saperlo usare molto bene per fare elaborazioni aggiuntive che il software in dotazione non fa.

Se il contabile non conosce la partita doppia ed excel in modo adeguato non è adatto al lavoro. Oggi puoi prendere un contabile che fa la prima nota allo stesso prezzo di uno che conosce la partita doppia e che sappia anche padroneggiare excel, la cui conoscenza si da ormai per scontata in ambito amministrativo.

Il Consulente in Controllo di Gestione può assisterti dall’esterno o tenere lui la contabilità industriale e generale.

Per quanto riguarda la scelta del software ce ne sono in giro per l’edilizia ma qualche integrazione con excel devi sempre farla. Non te la cavi spingendo un bottone sul software costosissimo che ti fa tutto in automatico. Pensarla così è un’ingenuità dalla quale ti metto in guardia subito.

Per fare Controllo di Gestione ci vuole un foglio di calcolo

Tanto o poco, prima o dopo, dipende, ma ci vuole.

L’importanza dei costi fissi

Ho accennato sopra all’importanza dei costi fissi. Molti confondono i costi fissi con quelli generali. Non è così. I costi fissi sono quelli che non variano al variare della produzione ovvero, meglio, quelli che entro una certa variazione del volume di produzione (in salita o in discesa) non cambiano.

Devi capire sempre quali sono i costi fissi e come si atteggiano. Facciamo degli esempi che non trovi sul manuale. Sei tu, i tuoi due figli, una segretaria e un contabile, poi ci sono gli operai sui cantieri.

I costi generali, o di struttura o fissi che dir si voglia sei tu, i tuoi due figli, la segretaria e il contabile impegnati tutti full-time.

Quanto deve calare la produzione per mettere qualcuno part-time? Quanto può aumentare la produzione prima di chiamare qualcuno a rinforzare l’organico con impegno part-time o full-time?

I costi fissi sono tali finché non variano ma sono fissi rispetto alla struttura che abbiamo oggi, nel momento in cui noi scegliamo di dotarci di un sistema di controllo di gestione tarato sulle ns. esigenze e che tiene conto dei possibili sviluppi dell’attività nel medio termine.

I costi fissi sono anche l’affitto della sede. Quanto deve calare l’attività prima che di scegliere una sede più piccola o in un quartiere più periferico dove gli affitti vengono meno?

Devi saperlo, perché i costi fissi sono importanti. Perché lo sono? Perché i costi fissi restano fermi per definizione quindi se incrementi il numero delle commesse essi si ripartiscono (“spalmano”) su più elementi e di conseguenza la loro incidenza unitaria scende dunque i margini di guadagno aumentano.

Il guadagno infatti non dipende solo dall’aumento delle quantità vendute ma dal  margine per ciascuna unità venduta.

I costi fissi servono per il calcolo del BEP (Break event point) cioè quanto fatturato devi fare per arrivare ad un pareggio senza guadagnare? Quindi con quale\i commessa\e puoi permetterti di investire e lavorare in perdita?

Ma non solo…il BEP ti permette di sapere quando e quanto devi investire o se devi assumere qualcuno a quale prezzo per avere quale aumento di fatturato, ovvero, in generale, quanto fatturato ti serve per permetterti certe scelte imprenditoriali che implicano maggiori costi.

Personale e produttività

Veniamo dunque al personale. Non fare statistiche sul personale è come usare sempre l’automobile senza preoccuparsi mai dei chilometri percorsi.

Innanzitutto devi calcolare il rapporto tra le ore di cassa integrazione e le ore lavorate. Devi confrontare i dati per mese e per anno e metterli in forma grafica.

Ci sarebbe qualcosa da dire sugli indici di stagionalità ma sorvolo per non appesantire la trattazione e passiamo alla “produttività” del personale. Essa è data dal rapporto tra grandezze economiche (ovviamente risultai raggiunti o da raggiungere) e risorse umane impiegate (quantità e\o costo).

I semplici rapporti che ti sono utili possono essere per esempio i seguenti:

  • Fatturato/Costo del lavoro
  • Fatturato/Costo manodopera diretta
  • Fatturato/Costo manodopera INdiretta
  • Fatturato/N° Addetti
  • Valore aggiunto/Costo del lavoro

e così via….

L’importante è scegliere prima di tutto gli indici:

  • Più semplici e significativi
  • Elaborare indici mensili
  • Elaborare indici annuali
  • Esporre i valori degli indici in termini assoluti e percentuali
  • Elaborare confronti tra vari anni
  • Presentare i dati in forma tabellare
  • Per ogni tabella fare un grafico
Conclusioni

Caro lettore spero non ti sia annoiato molto, del resto poteva andarti peggio visto che di cose da dire ce ne sarebbero veramente tante. Tuttavia quello che ho scritto sono indicazioni operative dalle quali trarre ispirazione. Ho imparato che nel Controllo di Gestione nulla è scritto sulla pietra o esce fuori da un rovo ardente anche se ovviamente le scelte non possono essere fatte in modo arbitrario e le tecniche sono quelle collaudate.

Se sei a digiuno o quasi di Controllo di Gestione io ti consiglio di scaricare il mio e-book gratuito.

Se vuoi consulenza scrivimi o chiamami senza impegno. Per il dettaglio dei miei servizi dai un’occhiata.

Buona attività e buon controllo!

 

 

 

3 pensieri su “Controllo di gestione nelle imprese edili

  1. questi articoli sono molto interessanti.
    Io ho passione per l’attività di controllo di gestione, anche se la sto svolgendo in piccolo e con con partita iva.
    Per il resto sono una impiegata amministrativa che si occupa della parte fiscale dalla a alla z di due aziende “complicate”.;
    grazie per i consigli.

  2. Ciao! Sono interessato ad approfondire il controllo di gestione nel settore edile nonostante la mia poca conoscenza in materia. È possibile avere l’ebook?

    Grazie, Mattia

    1. Ho problemi con l’e-book ecco perché ho tolto lo scaricamento e l’iscrizione alla mailing list. Inoltre sono impegnato in altro progetto nel 2019. SE tutto andrà bene riprenderò poi della pubblicazioni.

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